从“罗伯特议事规则”到“多方通信3.0”

    140多年前，美国南北战争打得热火朝天的时候，一位名叫亨利·罗伯特的陆军中尉奉命主持一个会议，除了希望招募到士兵外，还计划通过一个决议，激励人们“拥军优属”，支持战争。

    会议是在教堂举行的，参会的人有的支持战争，有的反对战争，不可避免地发生了激烈的争论，结果开得一塌糊涂，不但一个士兵也没有招到，连个只有点宣传意义的决议也没有达成。

    毕业于西点军校的亨利深受刺激，他觉得是自己不会主持会议，才落得这样一个结果，于是下定决心：如果找不到一个开会的好方法，就再也不开会了。他从古希腊罗马的开会制度开始，研究了整个西方世界开会的历史，于1876年出版了《议事规则袖珍手册》，此后这本书不断修订，成为整个西方世界的“会议圣经”，被人们称为“罗伯特议事规则”。在整个西方，从政治集会、议会会议到社区群众大会，无不按照罗伯特的议事规则行事。从19世纪末期开始，议事规则这本书在不断发展壮大的公司群体中同样得到了非常广泛的应用，从董事会的会议室、到管理人员日常办公会议、到部门级的会议，在会议规则上都深受“罗伯特议事”规则的影响。

    中国企业里开会，有两种模式，一个是“领导说了算”，虽然会议过程中也有自由发言和讨论，但参加会议的领导和下属都明白这只是做个样子，最终一切还得领导拍板定。另外一个倾向是“各执己见、绝不妥协”，这样的会议轻的争个脸红脖子粗、重的就要拍桌踢板凳，不欢而散。甚至高声叫骂、赤膊上阵的情形也并不是特别少见。

    很明显，这两种会议模式对于企业内部沟通、信息共享、分析决策、形成判断决策和传播领导意图都是非常不利的。为提升企业会议效率、让会议真正成为企业健康运转的助力器，中国企业管理者需要全面审视自己企业内部的会议效率、会议投入产出比、会议目标是否实现等方方面面的问题。

    相信企业管理者对上述问题的答案并不会满意，据一个学术机构2011年的调查报告，有75%的受访者认为中国人开会“很少”或者“几乎”没有会议规则，甚至认为中国人开会往往会开成“一锅粥”。实事求是地说，这个调查结果与我们自己在企业里的会议体验是基本相符的。

    中国企业管理者在形成自己的会议议事规则方面，也做了不少的努力，但直到今天，实际结果距离设想的目标还有很大大的差距。值得庆幸的是，以上海会畅通讯股份有限公司为代表的多方通信供应商推出的“多方通信3.0”，为中国企业大幅度地提高会议效率、让会议真正成为管理者运营企业的利器开辟了新的空间和渠道。

    对企业管理者来说，最有效率的会议是不用召开的会议。与一般的多方通信供应商不同的是，上海会畅并不希望企业召开的会议越多越好，而是首先从企业业务特点出发，通过深入研究和咨询，发现最需要召开会议的部门和业务线，把会议系统投在最需要、最准确的地方，从而有效地避免了那种根本没有必要召开的会议，为企业节省了时间和资源。

    针对不同的企业、不同的会议，上海会畅“多方通信3.0”都针对性地提供不同的服务。从参会人员进场、到会议议程，到开会规则，“多方通信3.0”都有详细的规则规范每一位参会人员的行为。在会议主持人和协调人的规范下，绝对不会出现“吵成一锅粥”的场面。但也绝对不是“一言堂”，在“多方通信3.0”的会议规则下，人人都有充分表现自己观点的机会，整个会议的运行是平衡、全面和高效的。

    与面对面的会议相比，上海会畅“多方通信3.0”能够做到的，要比亨利·罗伯特的议事规则还要高出许多，如会议中几分几秒谁需要发言、麦克风就要几分几秒传到这位参会者那里、会议中参会方有哪几位需要提问以及为主持者设计好问卷和投票等。这些都是面对面的会议很难实现的，而在“多方通信3.0”规则下，就变得轻而易举了。

    为了持续提升会议效率，上海会畅每个月都为用户提供会议报告，详细说明用户该月会议召开情况以及会议成本，在相当程度上实现了对企业会议的定量管理，第一次把会议管理纳入到规范的管理范畴，得到了企业管理者的高度认可。

    中国企业在导入ERP等管理系统时，最大的理由是：通过这些管理系统把企业日常的规章、制造和流程固化下来，从而提高企业的管理水平和效率。同样，“多方通信3.0”的导入，可以把中国企业开会的规则固化下来，有效提升会议的效率。长期以来困扰企业管理者的会议问题得到了明显改善，在“多方通信3.0”规范下，不但“罗伯特议事规则”轻松地得到了实现，而且还发展了新的规则、新的应用。

    据前述调查报告的数据，94%的受访者认为中国有必要推广罗伯特议事规则，可以相信，如果在中国企业管理者中间进行一个调查，认为有必要推广“多方通信3.0”的比例一定会比为这个比例更高。<